Project Management: en busca de las mejores prácticas de gestión organizacional
Las personas han estado planificando y manejando proyectos desde el comienzo de los tiempos. Allá donde se afincó la civilización, existieron proyectos para ser conducidos: levantar edificaciones, pavimentar rutas, redactar leyes, etc. Sin contar con las herramientas avanzadas ni con las técnicas y metodologías actuales, los pueblos desarrollaron planes, obtuvieron materiales y recursos y evaluaron los riesgos involucrados.
La preparación y evaluación de proyectos se ha transformado en un instrumento de uso prioritario entre los agentes económicos que participan en cualquiera de las etapas de la asignación de recursos para implementar iniciativas de inversión. Un proyecto no es ni más ni menos que la búsqueda de una solución al planteamiento de un problema tendiente a resolver una necesidad. Es decir, un proyecto es una "respuesta" a esa necesidad insatisfecha.
Y tratando de buscar los mejores métodos y prácticas para que esa "respuesta" sea la mejor posible, es que se hace imprescindible desarrollar y aplicar herramientas de gestión dirigidas a lograr el éxito en la ejecución de dichos proyectos. Es así como nace el "Project Management" (Dirección de Proyectos) como una disciplina con autonomía e identidad propia.
Respecto al conocimiento existente en el ámbito de modelos de gestión en actividades no rutinarias y de carácter únicas e irrepetibles, se puede concluir que hay mucho camino por recorrer. Y es comprensible la situación: efectivamente, la gestión de proyectos nace a consecuencia de tener que realizar grandes inversiones que suponían correr grandes riesgos económicos. A partir de ahí, la necesidad de planificar un conjunto de actividades que permitiera asegurar con mayor precisión de la habitual que el resultado sería el deseado. Y este resultado de "éxito asegurado" se restringía concretamente al "tridente diabólico" de intereses encontrados: costos, calidad y plazos. Y esta triada, justamente, ha sido y es el desvelo de los Project Managers en todas las organizaciones.
Si bien no hay una definición taxativa de "Proyecto", podemos decir que es un emprendimiento temporario acometido para lograr un determinado objetivo. Cada proyecto tiene un comienzo y un fin. Mientras que los proyectos son similares al trabajo rutinario en función de que ambos son realizados por personas, ambos generalmente tienes recursos limitados y ambos son planificados, ejecutados y controlados; los proyectos difieren en el sentido de ser temporarios y únicos. Y estas peculiaridades generan que toda la gestión para evaluar y llevar adelante proyectos sea sensiblemente distinta al trabajo cotidiano operativo.
Es necesario destacar que constantemente se crean proyectos en todos los niveles de una organización. Pueden involucrar a una sola persona o a miles. Su duración puede también variar ampliamente. Puede involucrar a un solo departamento de una organización, o a varias organizaciones, a organizaciones con o sin fin de lucro, al sector público, etc.
¿Qué es entonces Project Management? Según el Project Management Institute, es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a un amplio rango de actividades a fin de cumplir con los requerimientos de un proyecto en particular, y que involucran estudios y análisis referidos a: alcances de tiempos y costos, administración de la calidad, manejo de los recursos humanos, análisis de riesgos, políticas de compras, comunicación y difusión, entre otras.
Todo proyecto tiene un líder, gerente o responsable, que va a ser el encargado de:
- Balancear requerimientos incompatibles de alcances, plazos, costos, riesgos y calidad.
- Satisfacer diferentes expectativas y necesidades de los interesados en el proyecto.
- Cumplir con los requerimientos establecidos.
El líder de proyecto y su equipo serán los responsable de que el proyecto llegue a buen puerto, satisfaga las expectativas de los clientes e interesados, y de que genere valor para la organización.
La práctica nos indica que si bien el "Project Mangement" se ha desarrollado como una disciplina autónoma dentro de la Administración, tiene mucho que aprender de la gestión integral empresaria, fundamentalmente basada en la rigurosidad con que ésta plantea en su visión el interés de los "stakeholders" interesados en su gestión.
Dadas las experiencias de campo en proyectos reales y encuestas realizadas a Gerentes de Proyecto en el mundo entero, puede afirmarse que, en cuanto al conocimiento y valor que generan los proyectos en las organizaciones, el hecho de centrar los análisis en los costos, la calidad y los plazos, ha generado que el modelo de gestión "Project Management" se mediatice confundiéndose y mimetizándose sólo con estos tres aspectos, lo que puso un candado para un más amplio desarrollo de las otras áreas de gestión involucradas, como ser los recursos humanos, las comunicaciones, las cuestiones legales, las distintas culturas y estructuras matriciales (generalmente) en donde se desarrollan el proyectos, los nichos de poder, cuestiones ambientales, etc.
En síntesis, el Project Management ayuda a las organizaciones a satisfacer las necesidades de sus clientes mediante la aplicación de metodologías que han probado ser exitosas (en cierto sentido) para administrar la planificación y ejecución de los proyectos, identificando sus riesgos y reaccionado proactivamente a ellos, asegurando la disposición de los recursos necesarios en el momento necesario y suministrando a la alta gerencia de las organizaciones con informes periódicos de "qué está pasando" y "qué va a pasar" en el proyecto.
Muchas empresas, organizaciones y distintos gobiernos nacionales y estatales alrededor del mundo, utilizan "Project Management" para implementar procesos innovadores, desarrollar o lanzar un nuevo producto al mercado, encarar una campaña política, construir un edificio, promover un plan de salubridad ambiental, para planificar, organizar y controlar iniciativas estratégicas, monitorear el desempeño empresario, analizar desviaciones significativas y pronosticar impactos de las distintas variables del entorno de la organización. Es en este contexto, donde toman vital importancia para dichos organismos las PMO (Project Management Offices), cuya función es controlar a los Gerentes de Proyectos en cuanto al cumplimiento de sus tareas y generar un hilo conductor común en cuanto a metodología y medición verificando que los proyectos disímiles que van ejecutándose simultáneamente, tanto en sus facetas funcionales, productivas o de generación de nuevos negocios, van caminando por la misma vía.
Por estas razones, los project managers y analistas en particular que trabajan en proyectos, así como también la disciplina toda en su conjunto, buscan desarrollarse en todas partes del mundo. En tal sentido, poseer y adquirir competencias y habilidades que permitan liderar o participar de proyectos de distinta naturaleza, en distintos ámbitos, en diversas empresas y organizaciones, es un valor agregado que las áreas de selección de personal saben apreciar al momento de decidir sobre la contratación de ejecutivos, funcionarios y empleados.